Das gibt es bei der Nebenkostenabrechnung zu beachten
Alle Jahre wieder flattert die Nebenkostenabrechnung ins Haus. Einigen Mietern treibt sie Angstschweiß auf die Stirn, für andere ist sie ein Segen. Wer sparsam mit Heizung und Wasser umgegangen ist, kommt in den Genuss einer Rückzahlung. Hat der Mieter Heizung und Wasserhahn ordentlich aufgedreht oder sind die Preise für Gas oder Öl gestiegen, muss mit einer Nachzahlung gerechnet werden. Doch jede zweite Nebenkostenabrechnung ist fehlerhaft. Hier erfahren Sie, was in eine Betriebskostenabrechnung gehört und welche Fehler am häufigsten vorkommen.
Welche Regeln und Pflichten gelten für Mieter und Vermieter?
Werden Mieter im Mietvertrag zu monatlichen Vorauszahlungen von Betriebskosten verpflichtet, müssen Vermieter alljährlich eine Nebenkostenabrechnung aufstellen. Die Fristen für Betriebskostenabrechnungen sowie die Arten von Nebenkosten sind gesetzlich geregelt.
Fristen für Vermieter
Spätestens bis zum Ende des 12. Monats nach Ende eines Abrechnungszeitraums muss die Betriebskostenabrechnung dem Mieter schriftlich vorliegen, wobei der Abrechnungszeitraum 12 Monate nicht überschreiten darf. In der Regel ist dies ein Kalenderjahr. Wird die Frist versäumt, verfällt der Anspruch auf mögliche Forderungen.
Wichtig: Bei einem Einzug innerhalb eines laufenden Kalenderjahres dürfen nur die Betriebskosten ab dem Zeitpunkt des Einzugs berechnet werden.
Fristen für den Mieter
Der Mieter hat das Recht, die Betriebskostenabrechnung zu prüfen und Widerspruch einzulegen. Dies muss innerhalb einer Frist von 12 Monaten geschehen.
Für die Zahlung hat der Mieter 30 Tage Zeit. Besteht der Verdacht auf eine fehlerhafte Abrechnung, sollte die Begleichung der Rechnung unter Vorbehalt einer Rückforderung erfolgen. Teilen Sie dem Vermieter den Grund schriftlich mit. Sie können auch eine Ratenzahlung vereinbaren — er muss allerdings nicht zustimmen.
Inhalt und Form der Betriebskostenabrechnung
Generell muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung schriftlich vorlegen. Folgende Inhalte müssen darin enthalten sein:
- Abrechnungszeitraum
- Verteilerschlüssel
- komplette Aufstellung der Gesamtkosten je Nebenkostenart
Die Abrechnung muss übersichtlich und verständlich sein. Es reicht aus, dass der Gesamtbetrag für jede Betriebskostenart aufgeführt wird. Die genaue Berechnung muss nicht beigefügt werden — der Mieter hat jedoch ein Recht auf Belegeinsicht.
Der Verteilerschlüssel
Mit dem Verteilerschlüssel wird ermittelt, in welchem Maß die Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden. Fehlt der Verteilerschlüssel, ist der Vermieter verpflichtet, nach Wohnfläche abzurechnen. Folgende Schlüssel sind möglich:
- Wohnfläche
- Personenzahl
- Wohneinheiten
- Verbrauch
- Kubikmeterzahl des Raums
Arten von Betriebskosten
Für insgesamt 17 Nebenkostenarten gibt es gesetzliche Regelungen. Dazu gehören:
- Grundsteuer
- Wasserkosten und Abwasser
- Heizkosten
- Straßenreinigung und Abfallentsorgung
- Hausreinigung und Schädlingsbekämpfung
- Stromkosten für Beleuchtung im Treppenhaus, in Gemeinschaftsräumen und für die Außenbeleuchtung
- Kosten für Schornsteinfegerdienste
- Fahrstuhl
- Gebäude-, Glasbruch- und Haftpflichtversicherung
- Personalkosten für den Hauswart
- Sach- und Personalkosten für die Gartenpflege
- Betriebs- und Wartungskosten für Waschküche und gemeinschaftliche Geräte
- Kosten für Gemeinschaftsantenne, Satellitenschüssel oder Breitbandkabel
Die häufigsten Fehler
Durchschnittlich jede zweite Betriebskostenabrechnung enthält Fehler. In den wenigsten Fällen handelt es sich um Betrug — meist sind es Form- oder Rechenfehler. Scheuen Sie sich nicht, Ihren Vermieter darauf aufmerksam zu machen.
1. Verspätete Nebenkostenabrechnung
Vermieter sind gesetzlich verpflichtet, ihren Mietern spätestens nach Ablauf des 12. Monats des Abrechnungszeitraums die Betriebskostenabrechnung zukommen zu lassen. Bei einer verspäteten Abrechnung erlischt der Anspruch auf eine Forderung.
2. Abweichungen vom Mietvertrag
Im Mietvertrag ist festgelegt, welche Betriebskosten zu zahlen sind und wie sie umgelegt werden. Auch der Verteilerschlüssel wird im Mietvertrag festgehalten — Abweichungen sind ein häufiger Fehler.
3. Heizkosten werden falsch umgelegt
Im Gegensatz zu anderen Betriebskosten ist die Umlage der Heizkosten klar geregelt: Mindestens 50 % der Heizkosten müssen nach Verbrauch umgelegt werden. Inklusivmieten und Heizkostenpauschalen sind verboten — bei Verstoß hat der Mieter Anspruch auf eine Minderung um mindestens 15 %.
4. Betriebskostenabrechnung ist unvollständig
Die Abrechnung muss enthalten: Abrechnungszeitraum, Übersicht der Positionen, Verteilerschlüssel, Nebenkostenanteil des Mieters und die Summe der Vorauszahlungen. Fehlen Angaben, gilt die Abrechnung als fehlerhaft.
5. Abgerechnete Kosten sind nicht umlagefähig
Nicht alle Nebenkosten darf der Vermieter umlegen. Verwaltungs- und Instandhaltungskosten gehören nicht dazu. Selbst wenn dies im Mietvertrag vereinbart ist, ist die Klausel unwirksam.
Fazit
Prüfen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung sorgfältig — bei Unsicherheiten lohnt sich der Gang zum Mieterverein. Bereiten Sie zudem Ihren Auszug rechtzeitig vor: Eine ordentliche Wohnungsübergabe sichert die Rückzahlung Ihrer Mietkaution.